Come gestire eventi e sagre popolari? La nostra esperienza alla 32° Festa della Birra di San Claudio

Eventi e sagre popolari possono essere situazioni complesse da gestire, sotto diversi punti di vista, tanto da ormai aver bisogno di una puntuale organizzazione al pari di una attività di ristorazione stabile e continuativa.

Perché scegliere Labware per sagre e feste popolari?

• Possibilità di personalizzare e adattare i nostri prodotti e servizi al flusso di lavoro dell’evento
• App intuitive e facili da usare per l’ordine e il pagamento elettronico, garantendo in ogni caso anche l’opzione per il pagamento in contanti
• Funzionalità specifiche per gli eventi temporanei
• Riduzione di errori in cassa, gestione dei tempi e dei carichi di lavoro nei centri di produzione e drastica diminuzione delle code

La Festa della Birra di San Claudio (Prov. Macerata) è un evento molto conosciuto e frequentato, ogni anno richiama migliaia di persone e impegna nella sua organizzazione più di 120 volontari.
Labware è da anni partner della Festa della Birra, e quest’anno, visto il successo dell’evento, siamo stati subito disponibili ad ascoltare le esigenze degli organizzatori e portare la nostra esperienza per rendere il lavoro di tutti il più agevole possibile con lo scopo ultimo di incrementare gli ordini e semplificare l’esperienza di acquisto dei clienti.

Punti fondamentali della installazione sono stati:

• QR CODE PER ORDINE E PAGAMENTO AL TAVOLO: un QR code stampato al tavolo permetteva l’immediata consultazione del menù, l’ordine e il pagamento al tavolo con carta di credito, Apple Pay o Google Pay. È stata inoltre lasciata l’opzione del pagamento in contanti, in questo caso un operatore raggiungeva il tavolo dopo aver ricevuto in cassa l’ordine.
• DIRE FINALMENTE ADDIO ALLE CODE IN CASSA: Eliminazione totale delle code in cassa per effettuare l’ordine e pagarlo. La fase di ordine e pagamento veniva gestita dal cliente comodamente dal tavolo, mentre era l’organizzazione ad occuparsi della consegna di cibo e bevande.
• KITCHEN DISPLAY PER GLI ORDINI IN CUCINA: Due Kitchen Display in cucina per monitorare il flusso degli ordini in arrivo. Per semplicità i due kitchen display visualizzavano separatamente i primi (insieme ai contorni) e i secondi. Questa modalità ha permesso di gestire al meglio i tempi in cucina, rispettando l’ordine di arrivo delle comande, con la possibilità di controllare i carichi di lavoro alle diverse postazioni.
• GESTIONE DEGLI ORDINI IN ARRIVO: Separazione netta tra bar e cucina. La gestione separata delle due aree ha garantito minori attese, meno errori e un maggiore numero di ordini grazie al rispetto di opportuni tempi di servizio.
• AUMENTARE IL NUMERO DI ORDINI: Maggiore rotazione del tavolo grazie alla velocità di ordine, pagamento e consegna dell’ordine

Alla Festa della Birra di San Claudio abbiamo installato:

PUNTO CASSA:

1 x IQ WORKSTATION 10

1 x DOT USB

1 x Terminale di pagamento elettronico Stripe (usato per il pagamento con carta al tavolo qualora necessario)

AREA BEVERAGE:

1 x DOT LISA

AREA FOOD:

2 x IQ KITCHEN 215

2 x DOT LISA

SERVIZI ATTIVATI:

• 4Order per la consultazione del menù, l’ordine e il pagamento in modalità self da smartphone attivata con la scansione del QR code al tavolo (opzione attiva per il pagamento in contanti)
• 4Terminal per il pagamento al tavolo tramite Terminale Stripe nel momento in cui, alla finalizzazione dell’ordine da app, veniva richiesto il pagamento in contanti. L’operatore che si recava al tavolo per ritirare il contante poteva proporre il pagamento tramite Terminale di Pagamento Stripe, utilizzando lo smartphone per inserire l’importo richiesto.
• 4Cloudoffice per le statistiche e il monitoraggio degli ordini, dei tempi e delle modalità di incasso, nonché per la gestione dell’anagrafica del menu
• Scontrino Digitale, grazie agli ordini effettuati da smartphone la copia digitale della ricevuta di acquisto arrivava direttamente via e-mail

Ivan Bartolucci, Promotore e Organizzatore della Festa della Birra, ha dichiarato: “In occasione della 32° festa della Birra di San Claudio, l’organizzazione ha scelto di affidarsi a Labware per migliorare la gestione del flusso degli ordini. Il nostro scopo primario era di offrire al cliente la migliore esperienza possibile, dando la possibilità di ordinare e pagare comodamente dal tavolo attraverso la semplice scansione di un QR code.
Dopo i primi giorni, in cui, sorpresi dalla enorme mole di ordini arrivati in contemporanea, è stato necessario perfezionare la gestione degli ordini e delle cucine, tutto è andato nel migliore dei modi. Confermato anche dalle ottime recensioni lasciate dai clienti. Siamo stati affiancati dal personale Labware che si è dimostrato qualificato e disponibile. Per la prossima edizione, l’obiettivo è migliorare ancora e assecondare le esigenze della Festa, che crescono e si modificano di anno in anno. Labware si è già resa disponibile, e non vediamo l’ora di collaborare ancora insieme. Un ringraziamento va a tutto il team Labware per aver capito e soddisfatto le nostre richieste. Ci vediamo il prossimo anno!”

Giuseppe Guerrieri, Customer Service Manager Labware, ha dichiarato: “Siamo molto felici di essere stati scelti anche per questa edizione come partner tecnologico della Festa della Birra di San Claudio. Sono stati 5 intensi giorni di lavoro, un successo con migliaia di persone intervenute e una media di quasi 900 ordini a sera gestiti. La soddisfazione maggiore è stata quella di aver verificato in prima persona il positivo impatto dell’introduzione dell’ordine e del pagamento online. È stato apprezzato dai clienti, ha eliminato le code in cassa e migliorato la velocità di servizio, con un conseguente aumento degli ordini rispetto alle edizioni precedenti.”