¿Cómo gestionar eventos y fiestas populares? Nuestra experiencia en la 32ª Fiesta de la Cerveza de San Claudio

Los eventos populares y los festivales pueden ser situaciones complejas de gestionar, en muchos aspectos, hasta el punto de que ahora deben organizarse del mismo modo que un negocio de restauración estable y continuado.

¿Por qué elegir Labware para festivales y fiestas populares?

• Capacidad para personalizar y adaptar nuestros productos y servicios al flujo de trabajo del evento
• Aplicaciones intuitivas y fáciles de usar para realizar pedidos y pagos electrónicos, que también ofrecen la posibilidad de pagar en efectivo.
• Funciones específicas para acontecimientos temporales
• Reducción de errores en las cajas, gestión del tiempo y la carga de trabajo en los centros de producción y reducción drástica de las colas

Fiesta de la Cerveza de San Claudio (Prov. de Macerata) es un acontecimiento conocido y popular, que atrae a miles de personas cada año y en cuya organización participan más de 120 voluntarios.
Labware es socio de la Fiesta de la Cerveza desde hace muchos años, y este año, dado el éxito del evento, nos pusimos inmediatamente a su disposición para escuchar las necesidades de los organizadores y aportar nuestra experiencia para facilitar al máximo el trabajo de todos, con el objetivo último de aumentar los pedidos y simplificar la experiencia de compra de los clientes.

Los puntos clave de la instalación fueron:

• CÓDIGO QR PARA PEDIR Y PAGAR EN LA MESA: un código QR impreso en la mesa permitía consultar inmediatamente el menú, pedir y pagar en la mesa con tarjeta de crédito, Apple Pay o Google Pay. También quedaba la opción de pago en efectivo, en cuyo caso un operario llegaba a la mesa tras recibir el pedido en caja.
• DESPÍDETE POR FIN DE LAS COLAS EN CAJA: Eliminación total de las colas en caja para hacer el pedido y pagarlo. El proceso de pedido y pago lo gestionaba el cliente desde la comodidad de su mesa, mientras que la organización se encargaba de la entrega de comida y bebida.
• EXPOSITOR DE COCINA PARA PEDIDOS DE COCINA: Dos expositores en la cocina para controlar el flujo de pedidos entrantes. Para simplificar, las dos pantallas de cocina mostraban los entrantes (junto con las guarniciones) y los platos principales por separado. Este modo permitió gestionar mejor el tiempo en la cocina, respetando el orden de llegada de los pedidos, con la posibilidad de controlar las cargas de trabajo en los distintos puestos.
• GESTIÓN DE LOS PEDIDOS RECIBIDOS: Clara separación entre barra y cocina. La gestión separada de las dos zonas garantizó menos esperas, menos errores y más pedidos gracias al cumplimiento de los tiempos de servicio adecuados.
• AUMENTAR EL NÚMERO DE PEDIDOS: Mayor rotación de mesas gracias a la rapidez de pedido, pago y entrega

En la Fiesta de la Cerveza de San Claudio instalamos:

PUNTO DE CAJA:

1 x IQ WORKSTATION 10

1 x USB DOT

1 x terminal de pago electrónico Stripe (utilizado para el pago con tarjeta en la mesa si es necesario)

ZONA DE BEBIDAS:

1 x DOT LISA

ÁREA DE ALIMENTACIÓN:

2 x IQ COCINA 215

2 x DOT LISA

SERVICIOS ACTIVADOS:

• 4Pedido para consultar el menú, pedir y pagar en modo autoservicio desde un smartphone activado escaneando el código QR en la mesa (opción activa para el pago en efectivo)
• 4Terminal para el pago en la mesa a través del Terminal de Pago Stripe cuando se finalizaba el pedido desde la app y se solicitaba efectivo. El operador que acudía a la mesa para recoger el efectivo podía proponer el pago a través del Terminal de Pago Stripe, utilizando el smartphone para introducir el importe solicitado.
• 4Cloudoffice para las estadísticas y el seguimiento de los pedidos, los plazos y los métodos de recogida, así como para la gestión de los datos maestros de los menús
• Recibo digital, En los pedidos realizados desde smartphones, la copia digital del recibo de compra llega directamente por correo electrónico

Ivan Bartolucci, Ppromotor y organizador de la Fiesta de la Cerveza, Para la 32ª edición de la Fiesta de la Cerveza de San Claudio, la organización decidió confiar en Labware para mejorar la gestión del flujo de pedidos. Nuestro principal objetivo era ofrecer al cliente la mejor experiencia posible, ofreciéndole la posibilidad de pedir y pagar cómodamente desde la mesa con solo escanear un código QR.
Tras los primeros días, en los que, sorprendidos por el enorme volumen de pedidos que llegaban al mismo tiempo, hubo que afinar la gestión de pedidos y cocinas, todo fue sobre ruedas. También lo confirman las excelentes críticas dejadas por los clientes. Contamos con el apoyo del personal de Labware, que se mostró cualificado y servicial. Para la próxima edición, el objetivo es seguir mejorando y satisfacer las necesidades del festival, que crecen y cambian de año en año. Labware ya se ha puesto a disposición y esperamos volver a trabajar juntos. Nuestro agradecimiento a todo el equipo de Labware por comprender y satisfacer nuestras peticiones. Hasta el año que viene”.”

Giuseppe Guerrieri, Responsable de Atención al Cliente Labware, ha declarado: “Estamos muy contentos de haber sido elegidos de nuevo para esta edición como socio tecnológico de la Fiesta de la Cerveza de San Claudio. Han sido cinco días intensos de trabajo, un éxito con miles de asistentes y una media de casi 900 pedidos gestionados por noche. La mayor satisfacción fue experimentar de primera mano el impacto positivo de la introducción del pedido y pago online. Fue muy apreciado por los clientes, eliminó las colas en caja y mejoró la rapidez del servicio, lo que se tradujo en un aumento de los pedidos con respecto a ediciones anteriores”.”